小技巧|Word使用中的几个“雕虫小技”

前面介绍跟分享了Word中对表格进行排序的一个方法,小技巧|Word中对表格数据进行排序 ,而实际上Word可以说日常使用中大部分的人仅用到其中15%的功能,但一旦你想用,能100%给你实现出来。下面介绍几个Word平常使用中比较有效的“雕虫小技”,可以节约不少时间,提高效率。

一、F4重复上一次的操作

F4这个快捷键在Word中为重复上一步的操作,使用也是非常的简单。也很好理解,就是重复上一步的操作,上一步在Word里面做了什么操作,按F4键后,Word也会重复上一步的做法。例如可以重复输入、重复插入图片、重复更改格式等等。

图1.F4快捷键在Word的使用

如上是将“一、F4重复上一次的操作”设置样式为标题2后,再对选择的其他段落使用F4来完成重复的操作。避免要使用鼠标点击后再选择样式表的操作,直接一步到位。同时在输入123后按F4重复的输入123。F4快捷键的操作大抵如此,日常使用中可以节省时间。

二、提取Word文档中的图片

平常使用Word进行编辑,难免需要插入很多的图片。或者从别处获得Word文档有很多的图片,而需要对这些图片进行保存的话,有个方法是全选图片后再右键另存为,而实际上图文混排的时候,全选的右键菜单并不会出现另存为图片的菜单。而一个个选中图片再右键菜单去保存又特别的费事。这时候,可以采用如下的小技巧来完成。

具体的操作是,将Word文件的后缀改成rar等压缩文件格式,再用压缩软件将其打开,找到word\media文件夹,解压缩出来后得到图片。

当然更简单的办法就是选择Word后右键,在菜单【打开方式】中选择压缩软件,而无需更改文件后缀。

图2.利用压缩软件保存Word中图片

三、置顶常用文件

日常工作中可能存在需要重复打开,经常打开的文档。这时候可以去对应的文件夹打开相应的Word文件,也可以通过固定在Word打开菜单上,从而使得打开的时候能够非常快速的找到对应的文件。

图3.Word中固定文档
图4.Word中固定文档-已固定
图5.Word中固定文档-已固定2

可见已经固定了相应的文件在文件菜单项内。并且固定的文件会在最近文档中置顶显示,同时显示在已固定的菜单中。这样非常方便下次打开常用的文件的。

四、自动保存自定义

Word默认情况下会设置自动保存的,但默认的时间是10分钟。10分钟的话对大多数的文档来说是够的,但某些情况是不够的,毕竟一分钟可以输入七八十个字了,再来一遍又要十分钟,甚至造成心情不好的。所以根据实际情况来调整自动保存的时长间隔还是非常有必要的。

设置的路径是:依次打开 文件-选项-保存,在右边的:保存自动恢复信息时间间隔将默认的10分钟修改成需要的时间。本地设置的是3分钟,对于小文件来说,Word的自动保存是非常快的,但如果是大文件的话,保存需要一定的时间,就建议不要把这个间隔时间设置的过短,避免还没保存成功,立刻又到了自动保存的时刻了。

图6.设置自动保存的时间间隔